Значительной статьёй бюджета на большинстве предприятий являются расходы на топливо для автопарка и спецтехники. В транспортных компаниях и агрофирмах доля затрат на топливо часто достигает 30–50% общих расходов. Из-за больших оборотов дизельного топлива и бензина иногда возникает соблазн «списать» несколько литров, мол, компания этого не заметит. На фоне постоянного роста цен на нефтепродукты отдельные водители пытаются таким образом «добавить» к зарплате.
Таким образом, топливо нередко становится объектом манипуляций и злоупотреблений. Это делает для компании приоритетной задачей прозрачный контроль использования топлива.
Актуально внедрять систему контроля расходов на всех этапах: от залива в резервуар мини-АЗС и отпуска на заправке до учета потребления каждым транспортным средством.
Необходимость и важность контроля и учета расхода топлива
Система контроля расхода нефтепродуктов минимизирует риски хищений как на складе или АЗС, так и непосредственно из транспортных средств.
Её внедрение позволяет отслеживать работу техники, избегать простоев и нецелевого использования. Это даёт возможность начислять оплату труда водителям за фактическое время работы и устанавливать нормы расхода дизеля или бензина для каждой единицы транспорта.
В итоге наличие системы учета расходов топлива автотранспортом и спецтехникой помогает решить комплекс задач:
-
контроль времени работы техники и режимов её эксплуатации;
-
определение точных расходов топлива;
-
предотвращение хищений нефтепродуктов.
Основные методы учета расхода топлива на предприятиях
Учёт объема топлива, поступающего на склад
Для фиксации поступлений ГСМ на склад используют такие подходы:
-
весы;
-
уровнемер в резервуаре;
-
проточный счётчик.
Метод с весами предусматривает двойное взвешивание автоцистерны до и после слива. Разница масс показывает объём отгруженных нефтепродуктов. Недостаток: необходимость пересчета в литры, что добавляет погрешность, а также временные затраты на процедуру взвешивания.
Уровнемер в резервуаре позволяет с высокой точностью определить уровень до и после слива, а также видеть текущий уровень и объём. Плюс — отсутствие дополнительных устройств: измерения выполняются автоматически с минимальной погрешностью (до 1%).
Проточный счётчик фиксирует фактический объём перекачанных нефтепродуктов в литрах. Преимущества: возможность автоматически остановить процесс при достижении заданного объёма и малая погрешность — до 1%.
Все методы могут работать с интеграцией в современные электронные системы учёта для автоматической отправки отчётов в бухгалтерию, что минимизирует ручное участие персонала. На практике часто применяют комбинированный подход — уровнемер + проточный счётчик — чтобы повысить точность и исключить махинации с топливом.
Методы фиксации и контроля отпуска/расхода ГСМ на технику
Выбор эффективного способа контроля выданных ГСМ влияет не только на точность учёта, но и на планово-финансовые показатели предприятия.
Сегодня используется отпуск по:
-
ведомостям,
-
талонам,
-
смарт-картам.
Ведомости. В документах фиксируются марка и объём топлива; подписывают оператор АЗС и водитель. Данные дублируются в путевом листе. Бухгалтерия на основании документов формирует сводные ведомости-счета по видам ГСМ. Минус — сложность передачи данных от оператора в бухгалтерию.
Талоны. Подходят компаниям без собственной АЗС. Предприятие заключает договор с сетью АЗС и получает талоны с маркой и объёмом топлива. Удобно для межрегиональных заправок, но для многих фирм экономически целесообразнее иметь собственную заправочную инфраструктуру.
Смарт-карты на собственной АЗС. Современные топливораздаточные колонки с блоком управления идентифицируют водителя и отпускают топливо в пределах персонального лимита. Все данные заправки автоматически передаются в 1С/ERP для формирования отчётности.
Методы мониторинга расходов на транспорте
Чтобы получить точные данные о потреблении топлива транспортом, применяют:
-
считывание данных с CAN-шины;
-
контроль уровня топлива в баке;
-
измерение расхода двигателем (проточные счётчики в топливной системе).
CAN-шина. Дополнительный модуль подключают к бортовому компьютеру. Видна не только расход топлива, но и режимы работы двигателя, стиль управления. В отдельных случаях погрешность может достигать до 30%.
Датчики уровня в баке. Дают информацию об объёме, количестве заправок и динамике уровня за период. Но метод не показывает реальный расход двигателя, поэтому его стоит сочетать с проточными счётчиками.
Проточные счётчики в топливной системе фиксируют фактический объём потреблённого топлива.
Комбинация двух последних подходов обеспечивает комплексный и высокоточный мониторинг расходов на транспорте.
Выводы
Системный и качественный мониторинг оборота нефтепродуктов — важный элемент менеджмента предприятия, который существенно повышает эффективность управления финансами.
Задачи контроля и учёта ГСМ целесообразно решать комбинацией описанных методов, адаптируя их к специфике деятельности и имеющейся спецтехнике, чтобы минимизировать затраты на внедрение современных решений.
